Menghubungkan persidangan tahunan dengan kerja persatuan sepanjang tahun
Persidangan ialah hari terbesar persatuan dalam setahun, dan ia boleh terasa terputus daripada semua kerja persatuan yang lain.
Jawapan ringkas
Hubungkan persidangan dengan tahun itu dengan memberinya dua tugas: menunjukkan apa yang dihasilkan jawatankuasa dan kumpulan kerja persatuan, dan memulakan kerja yang berterusan selepas sesi penutup.
Dalam praktik, ini bermaksud setiap jawatankuasa mempunyai slot atau sumbangan bernama, dan setiap hasil persidangan mempunyai pemilik dan tarikh dalam bulan-bulan berikutnya.
Di mana persidangan menyentuh baki tahun
| Aktiviti sepanjang tahun | Kaitan masuk ke persidangan | Kaitan keluar daripada persidangan |
|---|---|---|
| Jawatankuasa teknikal atau amalan | Membentangkan dapatan, draf nota panduan atau seruan input | Item kerja baharu atau pasukan petugas yang dibentuk daripada perbincangan |
| Penerbitan dan komunikasi ahli | Kandungan bersumberkan program; ringkasan penceramah | Artikel selepas persidangan dan taklimat ahli |
| Kalendar latihan dan pembelajaran profesional | Pratonton kursus tahun depan atau sesi contoh | Sesi susulan yang dipilih daripada maklum balas persidangan |
| Pengambilan dan pengekalan ahli | Tawaran peserta jemputan, sambutan ahli baharu | Susulan hubungan untuk ahli yang baru menyertai |
| Kerja dasar dan advokasi | Perundingan ahli tentang isu semasa | Pendirian ahli yang diringkaskan dan diserahkan kepada jawatankuasa yang bertanggungjawab |
Tentukan peranan setiap jawatankuasa lebih awal
Jawatankuasa yang diminta lewat sama ada menghantar slaid tergesa-gesa atau mengabaikan permintaan itu. Minta pada masa tema program dipersetujui, dan nyatakan apa yang diperlukan: penceramah, kemas kini ringkas, poster, atau soalan untuk peserta.
Pemilik program memutuskan apa yang sesuai. Urus setia merekod komitmen dalam log keputusan supaya ia tidak bergantung pada perbualan di koridor.
Pastikan hasil keluar dari bilik
- Sebelum persidangan, senaraikan hasil yang mahu diteruskan, seperti pendaftaran kumpulan kerja atau maklum balas perundingan.
- Namakan pemilik bagi setiap hasil dalam persatuan, bukan di persidangan.
- Rancang tempat untuknya dalam persidangan itu sendiri: titik pendaftaran, borang ringkas atau meja yang difasilitasi.
- Tetapkan tarikh susulan pertama dalam beberapa minggu selepas sesi penutup.
- Laporkan kepada ahli apa yang berlaku, melalui saluran biasa.
Titik kegagalan khusus format ini
- Persidangan dijalankan oleh sukarelawan yang juga menjalankan jawatankuasa sepanjang tahun, jadi orang yang sama terbeban dua kali.
- Kandungan dikumpul untuk persidangan kemudian dilupakan, kerana tiada siapa memiliki penerbitan selepas acara.
- Persidangan dirancang berasingan daripada kalendar pembelajaran tahun itu, jadi acara bersaing untuk hadirin yang sama.
- Pendaftaran di acara dikumpul di atas kertas atau telefon peribadi dan tidak sampai kepada orang yang memerlukannya.
Apabila persidangan ialah satu daripada beberapa acara
Jika persatuan menganjurkan beberapa acara ahli, semak sama ada persidangan tahunan sesuai dalam kalendar yang lebih luas. Lihat mereka bentuk kalendar acara berasaskan nilai ahli dan pengurusan program acara ahli berulang untuk cara setahun acara boleh diurus bersama.
Kaitkan tujuan persidangan dengan ukurannya, supaya susulan dinilai berdasarkan sesuatu. Perancang objektif ke ukuran ialah satu cara untuk melakukannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif mengaitkan persidangannya dengan tahun itu
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Alam Sekitar mempunyai empat jawatankuasa dan satu persidangan tahunan. Sebelum tema dipersetujui, urus setia meminta satu sumbangan daripada setiap jawatankuasa.
Jawatankuasa standard membentangkan draf nota panduan dan menjemput ulasan di meja yang difasilitasi. Jawatankuasa pembelajaran memperkenalkan tiga kursus dan menerima ekspresi minat. Urus setia merekod semua pendaftaran dalam satu senarai, dan setiap pengerusi jawatankuasa mengesahkan susulan pertama dalam empat minggu.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja kaitan persidangan ke tahun
Lengkapkan satu baris bagi setiap jawatankuasa atau aktiviti sepanjang tahun. Baris tanpa pemilik susulan ialah soalan terbuka untuk urus setia.
| Jawatankuasa atau aktiviti | Apa yang disumbang kepada persidangan | Apa yang patut diteruskan selepasnya | Pemilik selepas persidangan | Tarikh susulan pertama |
|---|---|---|---|---|
| Contoh: jawatankuasa standard | Draf nota panduan dan meja ulasan yang difasilitasi | Kumpul dan semak ulasan | Pengerusi jawatankuasa | Dalam empat minggu |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urus setia sudah tahu pelan kerja setiap jawatankuasa.
- Pengerusi jawatankuasa menjawab permintaan dengan cepat.
- Seorang memiliki komunikasi ahli selepas acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa bersaing untuk masa persidangan dan tiada siapa mengadili.
- Susulan bergantung pada sukarelawan yang bertukar setiap tahun.
- Urus setia memerlukan persidangan, penerbitan dan kalendar pembelajaran diurutkan bersama.
Perlukan persidangan dikaitkan dengan tahun persatuan?
Jika sumbangan jawatankuasa dan susulan terus hilang antara persidangan dan baki tahun, seorang ketua projek persidangan boleh mengumpul sumbangan, merekod pemilik dan tarikh, dan memaklumkan pembekal tentang pendaftaran dan susunan susulan. Keutamaan persatuan dan keputusan jawatankuasa kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah setiap jawatankuasa membentang di persidangan?
Tidak semestinya. Beri setiap jawatankuasa cara untuk menyumbang, iaitu penceramah, poster, meja atau soalan untuk peserta. Pemilik program memutuskan apa yang sesuai dengan tema.
Bagaimana mengelak sukarelawan terbeban?
Senaraikan apa yang sudah dilakukan setiap sukarelawan sepanjang tahun, dan minta sumbangan persidangan yang menggunakan semula kerja sedia ada. Perancang beban kerja jawatankuasa ialah satu cara melihat pertindihan.
Apa yang patut berlaku kepada pendaftaran di persidangan?
Kumpulkan di satu tempat dengan pemilik bernama dan tarikh susulan pertama. Semak dengan jawatankuasa bagaimana butiran hubungan boleh digunakan sebelum mengumpulnya.
Adakah ini berbeza daripada merancang program itu sendiri?
Ya. Pilihan program dibincangkan dalam merancang edisi seterusnya dan menggunakan maklum balas ahli. Halaman ini merangkumi cara persidangan berkait dengan semua yang mengelilinginya.
Sumber berkaitan
- Panduan perancangan persidangan persatuan profesional
- Merancang kalendar acara berdasarkan nilai kepada ahli
- Pengurusan program acara ahli secara berkala
- Perancang objektif dan ukuran acara
- Menukar maklum balas ahli kepada keputusan program persidangan
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.