Panduan perancangan acara taklimat rakan kerjasama

Organisasi anda mempunyai berita, sasaran atau perubahan untuk dikongsi dengan rakan kerjasama, dan taklimat ialah cara menyampaikannya secara bersemuka.

Bincang taklimat rakan andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Taklimat rakan kerjasama ialah sesi kerja dengan hadirin tertentu dan senarai pendek perkara yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya. Mulakan dengan menulis perkara itu, kemudian pilih format, senarai tetamu dan dewan, bukan sebaliknya.

Pemilik perniagaan bagi hubungan rakan kerjasama memiliki kandungan dan siapa dijemput. Undang-undang, pematuhan dan komunikasi memiliki peraturan tentang apa boleh dikatakan dan dirakam. Perancang menyelaras orang, atur cara dan pembekal di sekitar keputusan itu.

Siapa terlibat dan apa dimiliki setiap seorang

Pihak berkepentingan dalam taklimat rakan kerjasama
Peranan	Memiliki	Perancang meminta
Ketua program rakan atau saluran	Tujuan, senarai jemputan, mesej utama	Taklimat satu halaman dan senarai jemputan diluluskan
Ketua produk, jualan atau teknikal	Kandungan sesi mereka	Garis besar sesi, nama penceramah, tarikh akhir slaid
Undang-undang, pematuhan atau risiko	Apa boleh dikongsi, dirakam atau ditulis	Peraturan bagi setiap sesi dan sebarang terma hadirin
Komunikasi	Nada, penjenamaan, pendirian akhbar dan sosial	Bahan diluluskan dan peraturan fotografi
Pengurus rakan	Hubungan dengan setiap rakan dijemput	Hadirin disahkan dan sebarang sensitiviti
Tempat dan pembekal	Dewan, AV, katering	Pengesahan bertulis tentang apa ditempah dan bila

Keputusan yang membentuk taklimat rakan kerjasama

Apa yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya? Hadkan kepada tiga hasil.
Adakah ia kemas kini sehala, sesi kerja dua hala atau taklimat rasmi dengan Soal Jawab? Pilihan ini menentukan susun atur dewan dan masa setiap segmen.
Siapa dijemput, dan mengikut kriteria apa? Lihat memilih kriteria jemputan taklimat rakan.
Bahagian mana sulit dan mana terbuka? Lihat memisahkan kemas kini sulit daripada sesi awam.
Adakah ia secara bersemuka sahaja, atau rakan menyertai dari jauh, dan adakah itu mengubah apa boleh dikongsi?
Apa susulan yang dijangka rakan, dan siapa menghantarnya? Lihat menetapkan susulan pemasaran dan jualan.

Bentuk atur cara yang menghormati masa rakan

Rakan hadir di atas kerja sendiri, jadi atur cara patut berbaloi dengan perjalanan. Kebanyakan taklimat yang berjaya memendekkan pembentangan rasmi, memberi masa perbincangan, dan melindungi satu blok untuk rakan bertemu orang yang mereka bekerja bersama.

Ketibaan dan pendaftaran, dengan hos yang dinamakan bagi setiap kumpulan rakan.
Pembukaan: tujuan dan apa yang rakan akan bawa pulang, dalam sepuluh minit atau kurang.
Sesi kemas kini utama, masing-masing dengan pemilik jelas dan slot Soal Jawab tetap.
Segmen kerja, seperti perbincangan meja, di mana rakan memberi input dan bukan hanya mendengar.
Rehat dengan masa cukup untuk perbualan bermula dan berakhir.
Penutup: langkah seterusnya, siapa menyusul, dan menjelang bila.
Masa tidak formal pilihan, diasingkan supaya kandungan sulit tidak terbawa ke dalamnya.

Di mana taklimat rakan sering silap

Kandungan membesar kerana setiap pasukan dalaman mahukan slot, dan rakan duduk melalui bahan yang bukan untuk mereka.
Perkara sulit muncul pada slaid yang dikongsi dengan hadirin bercampur.
Jemputan pergi kepada rakan daripada peringkat berbeza tanpa penjelasan, dan sesetengah berasa dipinggirkan.
Soal Jawab tidak diurus dan seorang rakan menguasai dewan.
Tiada siapa memiliki susulan, jadi rakan tidak mendengar apa-apa selama beberapa minggu.

Menggunakan taklimat untuk menyelaraskan semua orang

Taklimat bertulis ringkas yang diluluskan ketua rakan, undang-undang dan komunikasi mencegah skop merebak. Pembina taklimat acara memberi struktur untuk tujuan, format, kawasan, tarikh, bilangan hadirin dan soalan terbuka, dan memastikan perkara tidak diketahui kekal kelihatan dan bukan diteka.

Anggap taklimat sebagai sumber kebenaran untuk pembekal, supaya tempat, AV dan katering membuat sebut harga berdasarkan fakta yang sama.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Kemas kini saluran fiktif untuk rakan serantau

Organisasi dan angka fiktif, sebagai ilustrasi sahaja.

Sebuah syarikat perisian perusahaan (fiktif) mahu memberi taklimat kepada kira-kira 60 rakan serantau tentang perubahan program tahun depan. Ketua saluran menetapkan tiga hasil: rakan memahami peringkat baharu, memberi maklum balas tentang orientasi, dan mengetahui tarikh susulan.

Undang-undang menanda dua slaid sebagai sulit dan menghadkan rakaman. Format separuh hari secara bersemuka dipilih, dengan dua kemas kini ringkas, sesi meja tentang orientasi dan penutup yang menamakan orang yang akan menghantar pek susulan dalam minggu yang dipersetujui. Rakan yang tidak dapat hadir menerima ringkasan tanpa slaid sulit.

Gunakan sendiri

Pelan taklimat rakan kerjasama

Salin ke dokumen dan lengkapkan bersama ketua rakan, undang-undang dan komunikasi sebelum menempah tempat.

Tujuan: apa yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya (maksimum tiga):
Format: kemas kini, sesi kerja atau taklimat rasmi dengan Soal Jawab:
Hadirin dan kriteria jemputan (diluluskan oleh):
Siapa memiliki kandungan setiap sesi, dan tarikh akhir slaid:
Apa yang sulit, dan siapa meluluskan apa yang ditunjukkan:
Peraturan rakaman, fotografi dan catatan di dewan:
Penyertaan jauh: ya atau tidak, dan apa berubah untuk tetamu jauh:
Garis besar atur cara dengan masa, pemilik dan slot Soal Jawab:
Hos atau pengurus rakan bagi setiap kumpulan dijemput:
Susulan: apa dihantar, oleh siapa dan menjelang bila:
Keperluan pembekal dan tempat:
Soalan terbuka, masing-masing dengan pemilik dan tarikh:

Buka alat: Pembina taklimat acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Kumpulan kecil rakan dan seorang pemilik dalaman yang jelas.
Kandungan stabil dan sudah melalui undang-undang dan komunikasi.
Anda pernah mengendalikan taklimat serupa dan pembekal mengenali dewan.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Beberapa pasukan dalaman memiliki bahagian kandungan dan keutamaan bertembung.
Rakan mempunyai peringkat atau sensitiviti bercampur dan keputusan jemputan dipertikaikan.
Anda memerlukan seseorang memegang taklimat, kelulusan, serahan pembekal dan susulan bersama.

Mahu taklimat dirancang dengan kelulusan tersusun?

Ketua projek persidangan boleh menyelaras taklimat, pemilik sesi, kelulusan undang-undang dan komunikasi, proses jemputan, serahan pembekal dan tarikh susulan bagi taklimat rakan kerjasama, sementara pasukan anda mengekalkan mesej, senarai jemputan dan setiap keputusan kerahsiaan. Hantarkan apa yang anda ada daripada pelan di atas, termasuk perkara yang belum diketahui.

Bincang taklimat rakan andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Berapa lama taklimat rakan patut berlangsung?

Sependek yang dibenarkan hasilnya. Separuh hari sering sesuai untuk gabungan kemas kini dan sesi kerja, sementara satu kemas kini mungkin hanya memerlukan satu dua jam. Biarkan hasil menentukan, bukan tempahan dewan.

Patutkah rakan diberitahu apa yang sulit lebih awal?

Ya, dalam jemputan atau nota ringkas, menggunakan perkataan yang diluluskan pasukan undang-undang atau pematuhan anda.

Bolehkah kita merakam taklimat?

Itu untuk pasukan undang-undang dan komunikasi anda putuskan dan nyatakan dengan jelas lebih awal.

Siapa menghantar susulan?

Namakan seorang sebelum hari itu, dan letakkan tarikhnya dalam sesi penutup.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.