Menyediakan ringkasan kelulusan rundingan penajaan

Seorang penaja mahu berunding tentang terma, dan orang yang mengetuai perbualan perlu tahu lebih awal apa yang boleh dipersetujui dan apa yang mesti dikembalikan kepada jawatankuasa.

Sediakan ringkasan kelulusan andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Ringkasan kelulusan ialah kenyataan satu halaman, dipersetujui sebelum rundingan, tentang apa yang boleh ditawarkan perunding, apa yang boleh diterima, apa yang mesti ditolak dan apa yang mesti dirujuk semula. Ia menukar perunding daripada orang yang berimprovisasi kepada orang yang bekerja dalam mandat.

Tulis daripada inventori yang diluluskan, kos menyampaikan setiap item dan percanggahan yang sudah diketahui. Jawatankuasa atau pelulus menandatanganinya sebelum mesyuarat pertama.

Untuk apa ringkasan ini

Rundingan bergerak pantas, dan pihak lain sering meminta sesuatu serta-merta. Tanpa mandat, perunding sama ada berkata ya dan mengikat penganjur, atau diam dan kehilangan momentum.

Ringkasan membolehkan perunding menjawab dalam had dan tahu bila tepat untuk menyatakan perkara itu akan dirujuk.

Bahagian ringkasan yang baik

Bahagian	Apa yang dinyatakan
Objektif	Apa yang penganjur mahu daripada penaja ini, dalam istilah yang dipersetujui jawatankuasa, contohnya pembiayaan item program yang ditakrifkan.
Tawaran permulaan	Pakej dan harga daripada inventori, dengan kos penyampaian untuk kegunaan dalaman.
Ruang bergerak	Apa yang boleh dilaras perunding tanpa rujukan, seperti skop dalam pakej atau masa bayaran dalam had ditetapkan.
Titik rujukan	Apa yang mesti dibawa kepada pelulus: harga di bawah lantai dinyatakan, manfaat baharu, eksklusiviti, terma berbilang tahun, hak penamaan.
Garis merah	Terma yang tidak diterima penganjur, contohnya kawalan kandungan program atau syarat yang bercanggah dengan tujuan acara.
Percanggahan diketahui	Penaja sedia ada dengan hak bertindih, daripada penyemak percanggahan.
Undang-undang dan cukai	Terma mana mesti pergi kepada peguam atau akauntan sebelum persetujuan. Lihat menyemak kontrak bersama penasihat.
Bukti dan rekod	Siapa menulis nota mesyuarat dan di mana perkara dipersetujui disimpan.

Cara menyediakannya

Kumpulkan inventori, harga pakej, kos penyampaian dan status bakal penaja pesaing.
Senaraikan tiga perkara yang paling mungkin diminta penaja, dan putuskan jawapan bagi setiap satu lebih awal.
Tetapkan titik rujukan sebagai ambang jelas, bukan tanggapan "besar" atau "kecil".
Namakan pelulus dan cara menghubunginya dalam satu hari bekerja semasa rundingan.
Persetujui apa yang dikatakan jika penaja mendesak keputusan: satu ayat pendek yang boleh digunakan perunding.
Minta pelulus menandatangani dan menarikhkan ringkasan, dan kongsi hanya dengan mereka yang memerlukannya.

Semasa dan selepas rundingan

Ambil nota apa yang ditawar, diminta dan dipersetujui, dan hantar ringkasan bertulis pendek selepasnya.
Rekodkan setiap rujukan kepada pelulus dan jawapannya di tempat yang sama.
Jangan anggap persetujuan prinsip sebagai komited sehingga terma bertulis disemak dan ditandatangani.
Kemas kini penjejak saluran hanya dengan tahap yang disokong bukti.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Ringkasan yang mengekalkan rundingan dalam mandatnya

Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.

Sebuah persatuan industri perhotelan rekaan menyediakan ringkasan satu halaman sebelum berbincang dengan bakal penaja utama. Ia menetapkan ruang bergerak pada masa bayaran dan pilihan dua meja pameran, dan tiga titik rujukan: sebarang harga di bawah lantai dipersetujui, penamaan sesi, dan eksklusiviti dalam kategori penaja.

Dalam mesyuarat, penaja meminta penamaan sesi. Perunding berkata jawatankuasa memutuskan perkara itu dan akan membalas dalam tiga hari bekerja. Pelulus menolak penamaan tetapi menawarkan sepanduk pentas dalam pakej sedia ada. Penaja bersetuju, dan tiada apa di luar mandat telah dijanjikan.

Gunakan sendiri

Templat ringkasan kelulusan rundingan penajaan

Lengkapkan dalam satu halaman. Pelulus menandatanganinya sebelum mesyuarat pertama dan menyemaknya jika keadaan berubah.

Penaja dan tarikh mesyuarat:
Objektif rundingan:
Tawaran permulaan (pakej, harga):
Kos penyampaian setiap item (dalaman sahaja):
Ruang bergerak tanpa rujukan (skop, masa, had):
Titik rujukan (lantai harga, manfaat baharu, eksklusiviti, penamaan, berbilang tahun):
Garis merah (syarat yang tidak diterima penganjur):
Percanggahan diketahui dengan penaja atau hak sedia ada:
Terma yang memerlukan semakan peguam atau akauntan sebelum persetujuan:
Perunding, pencatat nota dan pelulus, dengan cara menghubungi pelulus:
Ayat untuk digunakan jika didesak membuat keputusan serta-merta:
Tandatangan dan tarikh pelulus:

Buka alat: Penjejak saluran bakal penaja acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Seorang perunding, seorang pelulus, dan pakej standard yang pendek.
Jawatankuasa sudah bersetuju tentang lantai harga dan peraturan eksklusiviti.
Masa membolehkan setiap rujukan dijawab dalam sehari atau dua.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Beberapa perunding bercakap dengan kumpulan penaja yang sama.
Penaja mahu terma yang menyentuh hak penaja lain.
Jawatankuasa belum memutuskan apa yang akan dan tidak akan diterima.

Mahu ringkasan dan kelulusan disediakan sebelum rundingan bermula?

Event Blueprint boleh memasukkan templat kelulusan rundingan dalam aliran kerja penaja, dengan inventori, kos penyampaian, titik rujukan dan siapa meluluskan apa. Ketua projek boleh menyelaras keputusan pelulus dan susulan bertulis sementara pasukan anda menjalankan rundingan dan membuat keputusan komersial.

Sediakan ringkasan kelulusan andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Pelan Acara (pakej perancangan)

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Berapa panjang ringkasan itu?

Satu halaman. Jika perlu lebih, jawatankuasa mungkin belum memutuskan cukup banyak. Letakkan kos terperinci dalam inventori dan rujuk sahaja.

Patutkah penaja melihat ringkasan itu?

Tidak. Ia mengandungi had dan kos dalaman. Kongsi pakej dan ringkasan bertulis tentang apa yang dipersetujui.

Bagaimana jika pelulus tidak dapat dihubungi tepat pada masanya?

Perunding patut menyatakan perkara itu akan dirujuk dan memberi tarikh. Persetujui lebih awal bahawa pelulus atau timbalan bernama menjawab dalam masa ditetapkan, supaya kelewatan tidak menjadi tekanan untuk mengalah.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.