Menulis cadangan penaja yang sepadan dengan inventori dipersetujui
Jawatankuasa sudah meluluskan senarai manfaat penaja, dan cadangan akan ditulis oleh seseorang yang tidak hadir dalam mesyuarat itu.
Jawapan ringkas
Cadangan sepadan dengan inventori apabila setiap manfaat di dalamnya boleh dikesan kepada satu baris dalam inventori penaja yang diluluskan, dengan kuantiti, sekatan dan pemilik penyampaian yang sama.
Tulis inventori dahulu, kemudian tulis cadangan daripadanya. Jika cadangan memerlukan manfaat yang tiada dalam inventori, itu keputusan untuk pelulus, bukan ayat untuk penulis.
Mengapa cadangan menyimpang daripada inventori
Cadangan ditulis supaya menarik, dan tekanan untuk menambah satu lagi manfaat sentiasa ada. Janji lisan dalam mesyuarat, baris yang disalin daripada tahun lepas, atau nama pakej yang membayangkan lebih daripada kandungannya boleh terselit dalam draf.
Kosnya muncul kemudian, apabila kontrak ditandatangani dan sekretariat mendapati ia telah menjanjikan sesuatu yang tidak diluluskan atau tidak dapat disampaikan.
Apa yang mesti ada dalam inventori sebelum anda menulis
- Setiap manfaat dalam satu baris: apa ia, berapa banyak dan yang mana eksklusif.
- Sekatan: tarikh, bilik atau kawasan, slot program dan apa-apa yang bergantung pada keputusan venue atau pembekal yang belum selesai.
- Kos penyampaian kepada penganjur, supaya diskaun kemudian merupakan pertukaran yang diketahui.
- Pemilik kelulusan bagi perubahan, dan status setiap aset: ada, ditahan untuk bakal penaja bernama, terjual atau tidak tersedia.
Menulis cadangan daripada inventori
- Salin baris manfaat ke dalam cadangan seperti yang tertulis dalam inventori. Jangan olah kuantiti.
- Kumpulkan baris mengikut pakej yang diluluskan jawatankuasa. Keluarkan apa-apa yang tiada dalam pakej.
- Huraikan setiap manfaat berdasarkan apa yang penaja terima dan bila, bukan hasil khalayak yang mungkin dihasilkan.
- Nyatakan apa yang bergantung pada pihak lain, contohnya penempatan papan tanda mengikut pelan lantai venue selepas disahkan.
- Tanda manfaat yang masih disahkan dengan perkataan mudah, jangan biarkan ia tersembunyi.
- Minta orang kedua menyemak setiap baris terhadap inventori sebelum cadangan dihantar keluar.
Perkataan yang perlu diawasi
Frasa seperti "pendedahan maksimum", "keterlihatan premium" atau "akses kepada pembuat keputusan" menjanjikan hasil yang tidak dapat dikawal penganjur. Gantikan dengan butiran konkrit: logo pada halaman pendaftaran, slot lima minit dalam sesi pembukaan, satu meja di kawasan pameran.
Jangan nyatakan kehadiran sebagai kepastian. Nyatakan julat jangkaan dan puncanya, contohnya pendaftaran tahun lepas, dan katakan ia anggaran.
Apabila penaja meminta sesuatu yang tidak tersenarai
Rekodkan permintaan dan bawa kepada pelulus. Laluannya ada dalam mengurus permintaan pakej tersuai. Sehingga diluluskan, cadangan kekal seperti yang ditulis.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Cadangan yang melebihi inventori, kemudian dibetulkan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurusan Logistik Malaysia meluluskan inventori 14 baris manfaat untuk persidangan sehari, termasuk satu penajaan makan tengah hari eksklusif dan tiga meja pameran standard. Draf pertama cadangan menyenaraikan 17 item.
Orang kedua yang menyemak menemui tiga tambahan: "pengenalan ucaptama" yang tidak pernah diluluskan, meja pameran keempat yang tidak muat dalam pelan lantai venue, dan satu lagi slot "eksklusif" yang bertindih dengan makan tengah hari. Penulis membuang dua yang pertama dan menghantar yang ketiga kepada pelulus sebagai permintaan, jadi cadangan keluar sepadan dengan kesemua 14 baris.
Gunakan sendiri
Semakan cadangan terhadap inventori
Gunakan satu baris bagi setiap manfaat dalam draf cadangan. Baris yang kosong pada dua lajur terakhir menghalang cadangan daripada dihantar.
| Manfaat dalam cadangan | Baris inventori yang sepadan | Kuantiti sepadan? | Sekatan disalin? | Pemilik penyampaian |
|---|---|---|---|---|
| Contoh: Penajaan makan tengah hari (eksklusif) | Baris 9 | Ya, 1 daripada 1 | Ya: waktu makan tengah hari sahaja | Ketua operasi |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pegawai memiliki inventori dan cadangan, dan orang kedua boleh menyemaknya.
- Senarai pakej pendek dan diluluskan secara bertulis.
- Penaja dikenali jawatankuasa dan manfaatnya standard.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Inventori tersebar antara sekretariat, venue dan pembekal, tanpa satu senarai tunggal.
- Beberapa cadangan dihantar serentak dan manfaat bertindih.
- Pelulus memerlukan dokumen skop yang kemas sebelum sebarang cadangan dikeluarkan.
Perlukan inventori dan skop cadangan disusun dahulu?
Event Blueprint boleh menyusun manfaat penaja yang diluluskan sebagai sebahagian daripada pek perancangan, lengkap dengan kuantiti, sekatan, kebergantungan dan siapa meluluskan perubahan. Pasukan anda masih menulis kepada penaja dan mengendalikan semua jualan. Blueprint memberi pasukan itu satu senarai tunggal untuk dijadikan rujukan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah cadangan menunjukkan kos setiap manfaat?
Biasanya tidak kepada penaja. Simpan kos penyampaian dalam inventori dalaman supaya anda tahu apa yang dilepaskan oleh diskaun atau pertukaran. Tunjukkan harga pakej dan kandungannya kepada penaja.
Bolehkah kami menahan aset untuk bakal penaja yang sedang membuat keputusan?
Boleh, jika penahanan ada nama bakal penaja, tarikh tamat dan pemilik. Rekodkan sebagai ditahan, bukan terjual, supaya item eksklusif yang sama tidak ditawarkan dua kali. Penjejak saluran memastikan status itu kelihatan.
Bagaimana jika pakej tahun lepas ada sesuatu yang tidak dapat kami tawarkan tahun ini?
Nyatakan dengan jelas dalam cadangan dan namakan pengganti, jika ada. Penaja yang kembali lebih menyedari manfaat yang digugurkan secara senyap daripada yang diubah secara terbuka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.