Memilih dan bekerjasama dengan rakan pakar
Acara anda memerlukan pembekal pakar dan anda ingin tahu bagaimana mereka dipilih dan siapa bertanggungjawab atas apa.
Membuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.
Jawapan ringkas
Pembekal pakar seperti tempat acara, audio visual, jurubahasa atau penyedia pendaftaran dinilai berdasarkan keperluan yang anda luluskan. Kecuali dipersetujui sebaliknya, organisasi anda mengontrak mereka secara langsung dan membayar mereka mengikut kontrak mereka sendiri.
Tiada rakan bernama dan tiada rangkaian pembekal didakwa di sini. Ketua projek membantu anda membandingkan cadangan atas asas yang sama dan menyimpan rekod, manakala keputusan dan tandatangan kekal dengan anda.
Cara pembekal dinilai
- Tulis keperluan dahulu: apa yang mesti diserahkan pembekal, bila, dan apa yang wajib berbanding pilihan.
- Minta setiap calon menghantar cadangan atas asas yang sama, supaya sebut harga boleh dibandingkan baris demi baris.
- Skor cadangan berdasarkan kriteria dan pemberat yang dipersetujui. Matriks pemarkahan pembekal menunjukkan skor berpemberat, kegagalan wajib dan jurang bukti.
- Semak rujukan atau bukti yang ditawarkan pembekal, dan catat apa yang tidak dapat disahkan.
- Bentangkan perbandingan kepada pemilik keputusan, dengan cadangan dan soalan terbuka.
Siapa mengontrak siapa
| Langkah | Klien | Ketua projek | Pembekal |
|---|---|---|---|
| Keperluan | Meluluskan | Merangka bersama anda | Tidak terlibat |
| Cadangan | Menerima | Mengumpul dan membandingkan | Menghantar |
| Pemilihan | Memutuskan | Mengesyorkan | Tidak terlibat |
| Kontrak | Menandatangani, kecuali dipersetujui sebaliknya | Menyemak ia sepadan dengan keperluan | Menandatangani |
| Bayaran | Membayar | Menyemak invois terhadap kontrak | Mengeluarkan invois |
Jika pembekal diperkenalkan kepada anda
Seorang ketua boleh mencadangkan pembekal untuk dimasukkan dalam perbandingan. Cadangan ialah calon, bukan syor, dan ia diskor seperti yang lain.
Jika wujud sebarang pengaturan komersial antara ketua dengan pembekal, ia perlu didedahkan kepada anda secara bertulis sebelum pemilihan. Tiada pengaturan sedemikian diandaikan atau didakwa di sini.
Bekerja dengan pembekal yang dipilih
- Satu keperluan bertulis, dikongsi dengan pembekal dan dilampirkan pada kontrak.
- Satu titik hubungan di setiap pihak dan semakan status berkala.
- Perubahan direkodkan dalam log keputusan, dengan kesan kos dan tarikh dicatat.
- Invois disemak terhadap kontrak, menggunakan sesuatu seperti lembaran kerja penyelarasan invois.
Topik pakar memerlukan penyemak pakar
Kesimpulan undang-undang, keselamatan, kebolehcapaian dan teknikal datang daripada pihak yang bertauliah, bukan ketua projek. Ketua projek menyediakan pek soalan dan menyimpan jawapan. Lihat siapa buat apa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan pembekal fiktif
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan fiktif membandingkan tiga penyedia pendaftaran. Pemberat yang dipersetujui dengan jawatankuasa ialah: pengendalian data 30, sokongan di lokasi 25, pelaporan 25, kos 20.
Satu penyedia tidak dapat mengesahkan berapa lama ia menyimpan data peserta, maka ia tidak menerima markah penuh bagi kriteria itu dan jurang ditandakan. Jawatankuasa meminta penyedia menjawab secara bertulis sebelum mesyuarat seterusnya.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pemilihan pembekal
Gunakan satu lembaran bagi setiap jenis pembekal dan simpan bersama log keputusan.
| Perkara | Calon A | Calon B | Calon C |
|---|---|---|---|
| Keperluan wajib dipenuhi (ya/tidak, bukti) | |||
| Kriteria berpemberat dan skor | |||
| Apa yang termasuk dan dikecualikan dalam sebut harga | |||
| Bukti atau rujukan ditawarkan, dan apa yang disahkan | |||
| Soalan terbuka yang ditanya secara bertulis | |||
| Sebarang hubungan komersial yang didedahkan | |||
| Kontrak ditandatangani oleh (klien atau pihak lain, seperti dipersetujui) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda sudah mempunyai pembekal yang dipercayai dan keperluan yang jelas.
- Pembelian kecil dan satu sebut harga mencukupi.
- Pasukan perolehan anda menjalankan proses pemilihan piawai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jenis pembekal mesti dibandingkan atas asas yang sama dalam masa singkat.
- Jawatankuasa anda mahu rekod bertulis mengapa setiap pembekal dipilih.
- Tiada sesiapa dalam pasukan anda mempunyai masa untuk mengejar cadangan dan jawapan.
Mahu pemilihan pembekal dijalankan secara bertulis?
Ketua projek boleh menukar keperluan anda kepada keperluan pembekal, mengumpul cadangan dalam satu format, mengskornya dengan pemberat anda dan membawa syor dengan soalan terbuka. Anda meluluskan dan organisasi anda mengontrak, kecuali pengaturan lain dipersetujui secara bertulis.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah terdapat rakan bernama?
Tiada rakan atau rangkaian dinamakan atau didakwa. Pembekal dipilih bagi setiap acara berdasarkan keperluan anda.
Siapa menandatangani kontrak pembekal?
Organisasi anda, kecuali pengaturan lain dipersetujui secara bertulis.
Bolehkah ketua projek mengesyorkan pembekal?
Ketua boleh mengesyorkan selepas perbandingan berskor dan perlu mendedahkan sebarang hubungan dengan pembekal secara bertulis.
Adakah anda membekalkan produksi teknikal?
Tidak. Pembekal pakar menyampaikan kerja teknikal dan operasi. Ketua projek menyelaras keperluan dan serah tugas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.