简要回答
向评审员只说明流程：他们会收到什么、何时交、用哪份表格、有问题找谁。评审标准、评分以及每一项录用或拒绝决定，都由学术委员会主席负责。
秘书处的任务是让每位评审员经历完全相同的流程，并记录发出过什么，使委员会的决定有据可依。
秘书处可以说明什么，不可以说明什么
流程归秘书处，判断归委员会。
如果问题涉及某篇摘要是否足够好，请转给委员会主席，而不是项目团队。
| 秘书处说明 | 委员会主席说明或决定 |
|---|---|
| 截止日期、每位评审员的摘要数量、投稿系统或文件途径 | 评分标准以及各分数的含义 |
| 如何申报利益冲突，由谁接收申报 | 利益冲突是否使评审员回避某篇摘要 |
| 评审表格的格式及意见的返还方式 | 如何处理边缘、偏题或重复的摘要 |
| 委员会规定的摘要保密要求 | 摘要是否匿名以及如何匿名 |
| 访问或技术问题找谁 | 最终录用、展示形式以及拒绝信的措辞 |
评审员说明会的步骤
- 发出任何材料之前，请主席书面确认评审标准、评分量表和匿名规则。
- 准备一份说明和一份评审表格，在同一天把同一版本发给所有评审员。
- 安排简短电话会议或发送录制讲解来回答流程问题，并邀请主席讲解评审标准。
- 记录每个评审员的提问及回答者。涉及内容的问题交给主席，答复发给全部评审员。
- 对照截止日期检查评审进度，向主席汇报数量，而不是意见。
秘书处容易越界的地方
- 在评审员看到之前，先把摘要分成强弱两堆。
- 在意见送回作者之前改写评审员的措辞。
- 告诉评审员某个主题在议程中已经足够多。
- 因为评审员给分低而改派摘要。
实例演示 · 虚构示例
虚构学会向18位评审员说明流程
机构与数字均为虚构，仅供说明。
Persatuan Fiktif Sains Klinik 有18位志愿评审员和120篇摘要。主席确认采用四分制和双盲评审，秘书处在周一把同一份说明和表格发给全部18人。
两位评审员询问病例报告是否在范围内。秘书处没有回答，而是转给主席，主席次日向所有人答复，记录中保留了两条信息。
可直接使用
评审员说明：流程部分
复制到您的说明文件中。标注主席的栏目由学术委员会主席填写，而非秘书处。
- 评审期：开始（日期）与结束（日期），逾期提交如何处理（由主席确认）：
- 每位评审员分配的摘要数量：
- 评分标准与量表（主席）：
- 匿名规则（主席）：
- 如何申报利益冲突，由谁接收：
- 委员会规定的保密要求（主席）：
- 表格返还地点及文件命名规则：
- 谁回答流程问题，谁回答内容问题：
- 评审之后：委员会于（日期）开会，秘书处不更改任何分数：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小型委员会评审的摘要不超过几十篇，主席回复及时。
- 投稿系统已能自动分配摘要并收集表格。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 评审员分处不同国家或时区，说明、表格和提醒需要统筹。
- 秘书处不熟悉学术评审，希望在联系评审员之前与主席先议定职责边界。
需要有人统筹评审流程？
会议项目负责人可以安排评审时间表、表格、问题记录和提醒，并让流程问题与学术问题走不同渠道。评分、录用以及任何涉及内容的事项仍由您的学术委员会决定。
主办方常见问题
秘书处可以告诉评审员优先看哪些摘要吗？
只有主席已经决定时才可以。按截止日期或主题优先属于委员会决定，秘书处原样转达。
评审员可以看到彼此的评分吗？
这是委员会的政策问题。请询问主席，把答复写入说明，并对每位评审员一视同仁。
评审员错过截止日期怎么办？
秘书处负责催交并向主席汇报数量。是否延期、改派或不等该评审，由主席决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。