简要回答
哪些摘要被录用、以什么展示形式、归入哪个主题，由学术委员会决定。秘书处随后检验这份名单能否放进现有的会场、时间和人员安排，并把冲突作为选项反馈，而不是直接改动。
凡是会改变学术内容或分组的调整，都交回委员会主席决定。
必须分开的两份名单
录用名单是委员会的成果，时间表草稿是秘书处的工作文件。
两者都要编号，且不能为了让时间表排得下而修改录用名单。
- 委员会负责：录用、展示形式、主题分组、分会场主持人、同一主题内的场次顺序。
- 秘书处负责：会场与时段的可用情况、作者已提交的限制条件、换场时间、材料版本。
从录用名单到时间表草稿的步骤
常见冲突
| 冲突 | 由谁决定如何处理 |
|---|---|
| 同一位作者同时在两个会场报告 | 主席决定哪个报告移动，秘书处核对新时段 |
| 作者只有一天有空 | 秘书处核对当天时段，主席确认场次调整 |
| 场次超出会场预订时间 | 主席决定哪个报告缩短，秘书处核对场地预订 |
| 同一主题被分到不同会场 | 主席决定这样拆分是否可以接受 |
实例演示 · 虚构示例
九十篇摘要，三个会场
机构与数字均为虚构，仅供说明。
一个虚构的协会录用了90篇摘要：60篇口头报告，30篇海报。其中30个口头报告的作者第二天要出国，需要排在第一天。
秘书处发现有两位作者在不同会场被重复安排。它为每个冲突给主席两个选项，主席各选一个，录用名单始终没有被修改。时间表第3版对应录用名单第1版，并已记录。
可直接使用
摘要与时间表冲突记录
录用名单与时间表草稿之间发现的每个问题记一行。
- 每次都注明录用名单的版本。
- 尽可能给主席至少两个选项。
- 之后用材料版本检查工具更新材料版本。
| 问题 | 摘要编号 | 录用名单版本 | 提供的选项 | 主席决定 | 已更新的时间表版本 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 录用项目不到约30个，只有一两个会场，讲者名单稳定。
- 投稿系统已能导出作者的可出席时间。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 并行会场多、讲者身兼多个角色，或每天都有临时变动。
- 委员会与场地团队沟通不畅，需要有人在两者之间传话。
需要有人协调时间表与委员会？
会议项目负责人可以管理录用名单的版本，对照会场和讲者角色进行检验，并把冲突选项整理成主席容易决定的形式。录用、分组以及任何学术内容的变更仍由您的委员会决定。
主办方常见问题
秘书处可以为解决冲突而移动报告吗？
只能作为选项提交给主席。移动报告可能改变它所属的分组，那是议程决定。
录用名单应在何时锁定？
请主席给出日期，之后的变动都作为编号版本处理。锁定的版本能让时间表和材料对照固定的依据来检查。
谁来确认会场换场时间？
场地方。请以书面方式询问变换布置需要多长时间，不要自行假设数字。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。