简要回答
海报说明由两类内容组成：场地方必须确认的事实，例如展板尺寸和展示时间；以及委员会的选择，例如展示形式和评选。这两项确定后，把作者分配到时段和展板编号是秘书处的工作。
发出一份带版本号的说明，让每位作者依据相同的事实准备。
说明文件各项内容由谁提供
| 事项 | 来源 |
|---|---|
| 哪些摘要作海报展示 | 学术委员会 |
| 是否评选或设奖，以及评选标准 | 学术委员会 |
| 展板尺寸、方向、固定方式、展示时间 | 场地方或供应商，书面确认 |
| 布置与撤展时间 | 场地方，与议程协调 |
| 展示者在展板前的驻守时间 | 委员会决定，秘书处排定 |
| 展板编号与场次时段 | 秘书处，依据分配表 |
| 印刷与上传截止日期、文件格式 | 秘书处，依据供应商或印刷商 |
分配步骤
需要书面答复的事项
- 展板尺寸，以及海报是竖版还是横版。请场地方或展板供应商确认，不要沿用往届数字。
- 海报能否用胶带、图钉或磁铁固定，由谁提供。
- 是否允许电子海报或屏幕，设备由谁负责。
- 撤展后遗留的海报如何处理。
实例演示 · 虚构示例
三十张海报，两个展示场次
机构与数字均为虚构，仅供说明。
一个虚构的护理协会录用30张海报，场地确认有20块展板。委员会决定分两个展示场次，每场15张，按主题分组。
秘书处编制含场次、展板编号和展示者驻守时间的分配表，并与第1版说明一起发出。场地后来更换展板时，第2版连同变更说明发给全体作者。
可直接使用
海报展示说明
作为您说明文件的骨架。标注场地方或委员会的项目，须先取得确认的答复再发出。
- 说明版本与日期：
- 海报场次名称、地点与展示时间（场地方）：
- 展板尺寸与方向（场地方书面确认）：
- 提供或需自带的固定材料：
- 布置时段与撤展时段（场地方）：
- 展示者在展板前的驻守时间（委员会）：
- 评选或奖项安排（如有）及标准（委员会）：
- 每张海报的展板编号与场次（附分配名单）：
- 印刷与文件要求，以及印刷服务的截止日期：
- 变更联系人及变更截止日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 海报不到40张，只有一个场次，场地提供尺寸有记录的展板。
- 委员会已决定分组和评选方式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多个展示场次、共用展厅，或需为众多作者统一安排印刷。
- 迟到的撤回和更正不断改变分配名单。
想让海报分配有人统筹？
会议项目负责人可以向场地方收集展板和展厅的事实，编制分配名单，发出说明并让各版本保持同步。海报录用、分组和评选仍由您的学术委员会决定。
主办方常见问题
海报尺寸由谁决定？
展板尺寸是场地方或供应商的事实，请他们书面确认。在此范围内，委员会可以规定方向和内容要求。
秘书处可以为排满展板而调整海报顺序吗？
不能改动委员会已定的主题分组。如果调整有助于布局，请作为选项提交主席。
迟到的撤回如何影响展板编号？
除非主席批准重新发布，否则保留空号而不重新编号。记录新的说明版本并通知每位作者。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。