简要回答
秘书处负责收集申报、记录并转交。评审员是否回避，由学术委员会主席依据委员会自己的政策决定。
把申报步骤放在分配摘要之前，这样冲突能及早发现，而不是等到已有评分之后。
谁负责什么
| 步骤 | 秘书处 | 学术委员会主席 |
|---|---|---|
| 政策 | 索取书面政策并原文引用 | 掌握冲突的定义及后果 |
| 申报 | 发出表格、设定日期、保管登记册 | 审阅需要判断的申报 |
| 分配 | 按主席的回避决定调整分配名单 | 决定谁回避、由谁替补 |
| 评分之后 | 立即报告迟来的申报 | 决定受影响的评分是否有效 |
| 主席或委员本人投稿 | 把摘要转交副主席或指定替代人 | 提前指定替代人 |
可行的步骤
- 询问委员会是否有书面冲突政策。如果没有，主席需要在评审开始前批准一份。
- 向每位评审员发出申报表，列出他们可能收到的摘要编号，或使用可对每篇摘要重新确认的总声明。
- 把登记册放在一个受控位置，只有秘书处和主席能访问。
- 准备分配名单，落实主席的回避决定，并把最终名单交主席确认。
- 在评审表上注明日后发现的冲突须立即报告秘书处，并与主席议定报告途径。
需要先与主席议定的边缘情形
- 主席或委员提交了摘要。
- 评审员与作者在同一机构但不同部门。
- 采用匿名评审，但评审员从内容认出了作者。
- 研究由赞助方资助，委员会希望申报资金来源。
- 秘书处工作人员私下认识某位作者。
实例演示 · 虚构示例
分配之后才发现的冲突
机构与数字均为虚构，仅供说明。
在一个虚构的儿科论坛上，第三天有评审员告知秘书处，第47号摘要的作者是她以前的导师，该摘要的评分尚未提交。
秘书处不判断这算不算冲突。它记录报告，当天通知主席，并按主席的指示把摘要改派给指定替代人。登记册显示谁报告、何时报告、由谁决定。
可直接使用
利益冲突申报登记册
请限制访问权限保管此表。决定一栏只由主席填写。
- 尽量在出现评分之前登记申报。
- 照评审员所述记录事实，不加解读。
- 主席答复之前，决定一栏留空。
| 摘要编号 | 评审员 | 申报的关系 | 报告日期 | 主席决定 | 替补评审员 | 执行日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会有书面政策，评审员群体小而彼此熟悉。
- 投稿系统支持冲突标记，且主席会检查。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 评审员来自许多机构，登记册需要在各轮评审中保持一致。
- 没有书面政策，委员会希望有人协助把自己的决定整理成一页流程，再由委员会批准。
想把申报流程建立起来？
会议项目负责人可以准备申报表、保管登记册、把主席的回避决定落实到分配名单，并催收迟交的申报。政策、各案的判断和替补评审员仍由您的学术委员会决定。
主办方常见问题
秘书处可以认定某个冲突无关紧要吗？
不可以。记录下来并转交主席。某种关系是否重要，是委员会依据自身政策作出的判断。
没有冲突政策怎么办？
请主席在评审开始前批准一份。秘书处可以提供空白框架，但内容属于委员会。
登记册应存放在哪里？
放在一个受控位置，仅秘书处和主席可访问。请向您的机构确认，涉及个人姓名的申报应如何处理和保存。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。