简要回答
合作伙伴宣传日历是一份带日期的统一计划，列出每个合作伙伴、所用渠道、发送的内容、由谁在何时批准。它能避免信息重叠、日期出错，以及报名截止后才收到宣传。
围绕活动自身的里程碑来建，例如开放报名和公布议程，让合作伙伴每次都有新鲜而准确的内容可说。
从里程碑倒推
列出合作伙伴可以围绕推广的日期：议程公布、开放报名、您设定的各个截止日，以及活动前的最后提醒。这样合作伙伴推广的是真正的新消息，而不是重复同一条信息。
每个日期先与项目负责人或秘书处核对。合作伙伴在报名页面尚未准备好时就宣布报名，代价比稍微延后更大。
与每个合作伙伴约定什么
向合作伙伴询问名单的问题
- 这份名单是否可由贵机构用来推广第三方活动？
- 联系人在资料被收集时同意了什么？
- 收件人会看到退出的途径吗，由谁处理？
- 贵方会与我们分享收件人资料，还是只汇报数量？若资料需要转移，请先询问双方的数据保护联系人。
运行日历
- 向每个合作伙伴发出宣传资料包：文字、图片、链接、日期，以及一段简短说明，指出活动不包括什么，避免信息混淆。
- 请每个合作伙伴书面确认渠道、时段和批准人。
- 把所有已确认的项目放进同一份日历，按日期排序，并按合作伙伴用颜色区分。
- 每周与项目负责人核对日历，对发送日临近却未确认的合作伙伴进行跟进。
- 每次发送后，记录实际日期和所用的报名链接，让邀请顺序规划器和报告反映实际发生的情况。
常见问题
- 合作伙伴修改文字，连日期或费用也改了。
- 所有合作伙伴同一周发送，其他几周却一片空白。
- 使用通用报名链接，看不出哪个合作伙伴带来了报名。
- 合作伙伴要求赞助式的回报。应将宣传合作与赞助洽谈分开处理。
实例演示 · 虚构示例
某虚构一天论坛的宣传日历
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
某虚构医疗行政人员学会为论坛安排了四个宣传合作伙伴。议程公布先发到合作伙伴的电子报，两周后开放报名，使用相同文字和各合作伙伴专属链接，最后的提醒定在报名截止之前。
日历上有一份大学电子报、一次行业协会会员群发、一则学会社交帖文，以及一位合作伙伴写给自己会员的个人信息。每一项都有指定的批准人，行业协会还请自己的数据保护联系人在发送前确认名单。
可直接使用
合作伙伴宣传日历
复制此表，每个计划中的合作伙伴宣传加一行。发送后填写实际日期。
| 合作伙伴 | 渠道 | 内容与链接 | 发送时段 | 批准人（对方、己方） | 名单确认人 | 实际日期 | 回报内容 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 示例：行业协会 | 会员群发 | 议程公布文字及合作伙伴专属链接 | 议程公布当周 | 对方编辑、我方秘书处主管 | 对方数据保护联系人 | 发送日期及名单描述 | |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个合作伙伴，都容易联系。
- 一位同事可以准备资料包并跟踪确认情况。
- 合作伙伴接受已批准的文字，不作修改。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 合作伙伴很多，提前期和审批步骤各不相同。
- 合作伙伴期望得到回报，安排需要清楚的界限。
- 您需要把合作伙伴的活动与报名联系起来，却没有人负责跟踪。
想要有人负责运行合作伙伴日历吗？
会议项目负责人可以准备合作伙伴资料包，约定渠道和批准人，保持一份最新的日历，并在发送日临近时跟进确认。有关合作伙伴名单的问题，请交给数据保护联系人。请发来合作伙伴名单和关键日期。
主办方常见问题
应该多早向合作伙伴介绍情况？
只要有了日期和推广的理由就尽早。许多合作伙伴的电子报截稿日是固定的，先问清他们的日期再倒推。
要给合作伙伴专属报名链接吗？
这有助于看出哪个合作伙伴带来了报名。请向数据保护联系人确认跟踪如何运作，以及是否需要向大家说明。
合作伙伴想改措辞怎么办？
文风上的小改动可以允许，但日期、费用、资格和链接必须经批准。
合作伙伴可以把名单交给我们吗？
这要由双方的数据保护联系人回答。通常更简单的做法是由合作伙伴代为发送，并向您汇报数量。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。