简要回答
宣传物料清单是一份总清单，列出所有带有活动名称或标志的项目，并为每项注明负责人、语言、审批人、供应商、数量、使用位置和截止日期。
依据需求说明和场地平面图来建立，再把它作为校对和印刷订单的唯一依据。
项目容易藏在哪里
- 报到区：横幅、柜台标牌、挂绳、名牌和胸牌套。
- 舞台和全体会议室：舞台背景、讲台牌、幻灯片、屏幕和场次卡。
- 每一层楼的导向和指示标识。
- 手册、讲者简介、会议袋内插页和赞助商资料。
- 数码项目：网站横幅、电邮页眉、活动应用、社交媒体图片和直播画面框。
让清单好用的栏目
项目、使用位置、语言、印刷商给出的尺寸或格式、数量、负责人、审批人、供应商、校样截止日、已批准版本、送货日期和状态。另设一栏，记录该项目带有哪些标志分组，来源是您的联合品牌层级。
建立步骤
- 沿着参会者从抵达到离开的路线走一遍，列出每一个需要阅读或看到信息的地方。
- 加入面向讲者或工作人员的项目。
- 为每个项目指定一位负责人和一位审批人。
- 标出哪些项目会因语言或赞助商而不同。
- 请供应商书面确认尺寸、出血位和文件格式，并把答复填入清单。
保持清单更新
每个校样截止日都检查一次清单。母版有变动时，把所有使用该母版的项目标为需要重新核对。物料与版本检查器可按语言显示过期或不一致的版本。
不要与其他清单混在一起
标识文字属于导向标识文字，手册校对属于活动手册校对，名牌检查属于名牌核验。物料清单只跟踪每个项目是否存在、是否有负责人以及是否获批。
实例演示 · 虚构示例
一天会议的物料清单
机构与数字均为虚构，仅供说明。
虚构项目管理学院为约250位参会者的一天会议列出38个项目。场地踏勘时发现有一块讲台牌和两处地面指示，不在最初的清单里。
秘书处把它们加进去，标出12个项目需要英文、马来文和中文版本，并按印刷商确认的制作周期长短设定校样截止日。有九个项目在赞助商更新后发生变动，被标记为重新核对，而不是盲目重印。
可直接使用
宣传物料清单表
复制到电子表格，每个项目一行。
| 项目 | 使用位置 | 语言 | 尺寸或格式（印刷商提供） | 数量 | 负责人 | 审批人 | 供应商 | 校样截止 | 已批准版本 | 送货日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 主舞台背景 | 全体会议室 | 英、马 | 待与印刷商确认 | 1 | 待填 | 待填 | 待填 | 日期 | 版本号 | 日期 | 未开始 |
| 报到横幅 | 入口 | 英、马、中 | 待与印刷商确认 | 2 | 待填 | 待填 | 待填 | 日期 | 版本号 | 日期 | 未开始 |
| 活动手册 | 会议袋 | 英、马 | 待与印刷商确认 | 报名人数加备用数 | 待填 | 待填 | 待填 | 日期 | 版本号 | 日期 | 未开始 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 项目清单很短，只有一位印刷商或设计师。
- 熟悉场地，有平面图可用。
- 一个人就能跟进负责人和校样。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 项目、语言和赞助商都很多，几家印刷商同时在做。
- 批准后项目不断变动，没有人追踪现行版本。
- 团队分散在不同部门，校样在电邮里弄丢了。
想把物料清单建好并持续更新吗？
会议项目负责人可以根据您的需求说明和场地图建立项目清单，指定负责人和审批人，按印刷截止日跟进校样，并保存版本记录。设计和印刷仍由您的设计师和印刷商负责。
主办方常见问题
怎么知道清单齐全了？
在场地平面图上走一遍参会者路线，再问每个部门和赞助商会带来什么。出现新项目就随时添加。
要包括数码项目吗？
要。它们同样带有名称、标志和日期，而且往往在印刷定稿之后还会变动。
每个项目由谁负责？
由能回答内容问题并推动审批的人负责，不一定是设计师。
什么算已批准版本？
由指定审批人签认的版本，并记录日期和文件名。其他都算草稿。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。