Membina inventori bahan acara

Tempat item tersembunyi

• Kawasan pendaftaran: sepanduk, tanda kaunter, tali leher kad, kad nama dan pemegang lencana.
• Pentas dan bilik plenari: latar pentas, tanda podium, slaid, skrin dan kad sesi.
• Papan tanda arah dan penunjuk jalan pada setiap tingkat.
• Buku program, biodata penceramah, sisipan beg peserta dan bahan penaja.
• Item digital: sepanduk laman web, pengepala e-mel, aplikasi acara, imej media sosial dan bingkai siaran langsung.

Lajur yang menjadikannya berguna

Item, lokasi penggunaan, bahasa, saiz atau format seperti diberi pencetak, kuantiti, pemilik, pelulus, pembekal, bukti dijangka, versi diluluskan, tarikh penghantaran dan status. Sediakan satu lajur bagi kumpulan logo yang dibawa item itu, daripada hierarki penjenamaan bersama anda.

Cara membinanya

1. Telusuri perjalanan peserta dari ketibaan hingga pelepasan, senaraikan setiap titik yang memerlukan sesuatu dibaca atau dilihat.
2. Tambah item yang menghadap penceramah atau kakitangan.
3. Bagi setiap item, namakan seorang pemilik dan seorang pelulus.
4. Tanda item yang berubah mengikut bahasa atau penaja.
5. Minta pembekal mengesahkan saiz, lebihan potongan dan format fail secara bertulis, dan masukkan jawapan mereka.

Pastikan ia sentiasa terkini

Semak inventori pada setiap tarikh akhir bukti. Apabila induk berubah, tanda setiap item yang menggunakannya perlu disemak semula. Penyemak bahan dan versi menunjukkan salinan lapuk atau tidak sepadan mengikut bahasa.

Jangan campurkan dengan senarai lain

Teks papan tanda tergolong dalam teks papan tanda arah, semakan buku dalam semakan buku program, dan semakan kad nama dalam pengesahan kad nama. Inventori hanya menjejak bahawa setiap item wujud, ada pemilik dan diluluskan.