简要回答
主办方的工作是收集来宾报告的内容，准确且以书面方式交给供应商，并取得书面回复。供应商负责经核实的过敏原流程，包括食材、制作和供餐。
把每次交接都当作一条记录：有日期、发送人、接收人和回复。不要自己对食品安全下任何结论。
主办方做什么，供应商做什么
| 主办方 | 餐饮供应商 |
|---|---|
| 在单独栏位收集来宾报告的过敏 | 确认自身流程如何管理过敏原信息 |
| 以书面方式发送详情，仅在必要时附上来宾姓名 | 书面说明每项已报告的过敏将如何处理 |
| 指定现场联络人和可接通的电话 | 指定现场可回答食材问题的人 |
| 记录供应商的回复及日期 | 菜单或食材变动时通知主办方 |
按顺序交接
- 在特殊饮食需求收集设定的截止日之后，导出报名中的过敏答案。
- 删去供应商不需要的内容，例如无关的报名数据。
- 用一封书面邮件把名单发给供应商，附上活动日期、用餐时间，以及如果您指定了座位或桌号，也一并附上。
- 请供应商书面回复每项需求将如何满足，以及现场联络人是谁。
- 把回复与活动档案一起保存，并把联络方式交给会场和签到台负责人。
- 如有迟到的需求或菜单变动，再次书面交接，并记录新的回复。
向供应商提出的问题
- 贵团队如何识别并标示含有或可能含有来宾所报告过敏原的菜肴？
- 已报告的过敏信息如何与厨房订单分开，现场由谁负责？
- 如果菜单或食材有变，会如何、何时通知我们？
- 如果来宾在活动中出现过敏反应，贵方的流程是什么？场地自身程序的现场负责人是谁？
- 能否以书面方式提供所供菜肴的食材信息？
活动当天
把供应商的现场联络人和场地处理来宾不适的程序交给会场人员。如有来宾报告了过敏，事先与供应商商定供餐时如何识别其餐食，同时不让全场知道其姓名。
如来宾询问某道菜，请转给供应商的现场联络人。工作人员不应自己回答食材问题。
与餐食标示和数量的衔接
菜肴标示见餐食标示审批，类别数量见饮食需求数量核对工具。两者都不能取代供应商的书面回复。
实例演示 · 虚构示例
两餐会议的过敏交接
虚构机构与数字，仅为示意。
一个虚构的协会在 280 份报名中有 6 位来宾报告了过敏。秘书处用一封书面邮件把这 6 项详情、活动日期以及午餐和茶点时间发给供应商，并要求书面回复。
供应商回复，指明现场联络人以及 6 项需求各将如何处理。秘书处归档回复，把联络人告知签到台和会场负责人；两天后有来宾新增需求，秘书处再次书面交接。
可直接使用
过敏原交接记录与供应商提问清单
复制下表，每次交接或更新填一行，并配合上面的问题清单使用。
- 每一行都有发送人、接收人、日期和供应商的回复。
- 只发送供应商需要的详情。
- 供应商的现场联络人写在签到台和会场负责人的资料页上。
| 发送日期 | 发送人 | 发送的详情（本表只写编号，不写姓名） | 供应商回复（日期） | 现场联络人 | 是否需跟进 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 已报告的过敏很少，供应商能及时书面回复。
- 由一个人发送交接并归档回复。
- 场地和供应商已有标准程序可以询问。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商、多个场地或多餐都需要交接。
- 迟到的需求、菜单变动和回复需要对照截止日期追踪。
- 团队希望由一个人协调来宾、供应商、场地和活动负责人之间的书面往来。
想把与供应商的书面往来管理好？
会议项目负责人可以向餐饮供应商发出交接、跟进书面回复、把更新集中在一份记录里，并向签到台和会场人员说明该找谁。食品安全和过敏原的决定仍由供应商和场地负责。
主办方常见问题
谁负责过敏原安全？
由供应商经核实的流程负责。主办方转达来宾所报告的内容，并记录供应商的回复。
可以把过敏信息印在座位卡上吗？
先与供应商商定方法。许多主办方避免向全场显示来宾的过敏，而用供应商控制的编码标识。
如果供应商没有回复怎么办？
以书面形式再次询问并注明日期。在拿到书面回复之前，不要假设需求已被接受。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。