议程架构
活动分组工作坊设计
议程里午餐后有一个工作坊时段，目前的计划是把大家分成几组，看会发生什么。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
分组工作坊要有效，每一组都应带着明确的成果离开，由了解任务的主持人带领，并使用适合活动的场地。先决定成果，再决定分组人数、场地和汇报方式。
同时进行多个分组，会在内容问题之上多出一个场地分配问题。两者要一起规划。
从成果开始
先问每组应交出什么：排序清单、立场草稿、完成的模板，还是给筹委会的一组问题。如果说不出会产出什么，那就只是一场交谈，交流或讨论形式也许更合适。
把每个分组与场次目标图中的“实践”或“决定”目标联系起来。
每个分组要做的决定
| 决定 | 选项 | 需要确认的问题 |
|---|---|---|
| 小组人数 | 小组，或人数不一的桌 | 在时间内，每个人都能参与吗？ |
| 如何分组 | 自选，或按主题、角色预先分配 | 预先分配是否需要您合法持有的登记数据？ |
| 主持人 | 讲者、委员、外部主持人 | 每位主持人是否已受简报，并清楚何时收尾？ |
| 场地与布置 | 独立房间，或同一会场的不同区域 | 布置、噪音和走动路线是否可行？请向场地确认。 |
| 成果与汇报 | 书面表单、一分钟汇报、巡回展示 | 所有小组汇报需要多长时间？ |
规划跨场地的分配
当分组同时进行时，请把每个房间、布置、场次和主持人按时间列出。用多场地分配检查工具找出重复预订、布置转换冲突和同时出现在两处的主持人。只输入场地已书面确认的容纳上限；该工具不负责判定安全人数。
时段内的时间安排
- 在主会场说明：任务、成果、时间和去哪里。
- 前往各房间的移动时间，包括迟到者。
- 工作时间，并有清楚的四分之一和最后五分钟提示。
- 返回与汇报，每组固定时长。
- 收集成果：由谁记录，以及之后送到哪里。
常见错误
- 汇报比工作还花时间。
- 安排了主持人，却没告诉他们要产出什么。
- 整个会场一起分组，却没有指示牌或引导人员。
- 成果记在纸上，却没有记录由谁负责后续。
实例演示 · 虚构示例
午餐后的三个分组
虚构机构与数字，仅作示例。
一个虚构的制造商协会在下午安排75分钟时段，120位代表分成三个主题小组，每组约40人。每组须为协会明年的倡议计划产出三项优先事项清单。
时间安排：说明与移动10分钟，工作40分钟，汇报15分钟（每组5分钟），主持人收集成果10分钟。秘书处在印刷议程之前用分配检查工具核对房间和主持人，发现有一位主持人同时被列在两个房间。
可直接使用
分组工作坊设计表
每个分组各填一份。
- 分组标题及对应目标：
- 每组必须产出的成果：
- 小组人数及分组方式：
- 主持人和记录员，以及简报日期：
- 房间与布置，以及场地的确认：
- 时间：说明／移动／工作／汇报／收集：
- 所需物料（纸张、模板、记号笔）及由谁提供：
- 由谁收集成果，以及后续负责人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一个会场，一两个分组，主持人由筹委会成员担任。
- 成果只是简单的清单或表单。
- 场地已书面确认布置。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个会场同时进行分组，主持人还要在别处发言。
- 成果将用于正式的委员会或会员决定，需要结构化记录。
- 需要外部主持人，却还没有人向其做简报。
让分组产出成果
如果工作坊时段需要把分组任务、场地、主持人和汇报安排得互相配合，Event Blueprint 可以把它们记录在议程计划中。项目负责人可协调主持人简报和场地确认，工作坊内容仍由筹委会决定。
主办方常见问题
分组应该多大？
根据任务和时间决定。小组让每个人都能发言；大组观点更多，但需要更强的主持人。活动前先用一桌样本测试这个安排。
应该预先分组吗？
按主题或角色预先分组可以提高成效，但需要为此目的收集的登记数据。如果主题清楚，自选更简单。
需要几位主持人？
每组一位，另需一位在主会场掌握时间。如果主持人同时是讲者，请先核对他们的其他场次。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。