供应商需求规格

活动口译服务需求说明该写什么

部分讲者或代表需要另一种语言，您得向口译供应商讲清楚具体要什么。

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简要回答

口译需求说明要写明语言组合、口译方式（同声或交替）、涵盖哪些环节、口译员提前收到哪些资料，以及谁负责设备和口译厢位置。

口译质量和设备是否适用，应由口译供应商和场地确认。说明书向他们提供事实，并请他们书面写明会提供什么。

说明书要定下什么

口译需求说明事项
事项	要写什么	谁确认
语言组合与方向	例如只做英语到华语，或每个环节双向。	口译供应商，依据议程。
口译方式	同声（配耳机）、交替（讲台旁）或为少数代表提供耳语口译。写明哪个环节用哪种。	供应商建议，项目负责人决定。
涵盖的环节	环节清单，含起止时间和中间休息。	项目负责人。
提前提供的资料	讲者幻灯片、讲稿、术语表、姓名和缩略语，并写明发送日期。	项目负责人提供；供应商说明所需提前时间。
设备与口译厢	谁提供口译厢、控制台、接收器和技术人员，以及在厅内的位置。	供应商和场地，以书面确认。
团队与轮换	每种语言的口译员人数，以及整个环节中如何安排休息轮换。	供应商说明团队安排。
录音与保密	口译音频是否可以录制，以及谁需要对环节内容保密。	项目负责人决定；供应商确认条款。

与其他供应商的衔接

口译牵涉场地（口译厢空间和线路）、视听供应商（音频信号和音响测试）和直播供应商（哪个语言频道上线）。请把本说明与视听协调需求说明互相对照，使两份文件中的厅内布局一致。

询问场地口译厢位置能否清楚看到舞台。
询问视听供应商由谁把口译控制台接入会场音频。
商定由谁向代表发放和回收接收器。

要向口译供应商提出的问题

哪些口译员熟悉本专业领域？您如何用我们的术语表做准备？
您建议用什么设备？哪些部分需要场地或视听团队提供？
按本次议程时长，每种语言安排几位口译员？轮换如何运作？
如果讲者偏离讲稿或语速很快，您怎么处理？
录音、取消和环节时间变更的条款是什么？

常见的缺口

幻灯片在环节开始后才到，口译员只能现场面对术语。
报价包含口译员但不含设备，或者相反。
没有人负责接收器发放，开场时排起长队。
议程有变动，但供应商的时间表没有同步更新。

实例演示 · 虚构示例

虚构贸易论坛的华语口译

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

一个虚构的物流协会举办一日论坛，共六场英语环节。访问团需要其中四场的华语口译。秘书处在说明书中列出这四场，并把其余两场标为不提供口译。

收到两份报价，一份含口译员和设备，另一份只含口译员。秘书处把差异记入比较表，并请第二家供应商写明由谁提供控制台。

可直接使用

口译服务需求说明模板

复制到文档中，连同议程一并发送。尚未确定的事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动名称、日期、场地和厅名；需要口译的大约人数：
语言组合与方向，按环节填写：
各环节口译方式（同声、交替、耳语）：
环节清单及起止时间：
需发送的资料及日期（幻灯片、讲稿、术语表、姓名表）：
设备与口译厢：谁提供、放在哪里、谁接入会场音频：
每种语言的口译员人数与轮换安排：
接收器发放与回收：负责人：
录音与保密立场：
计价基础：口译员天数、设备、技术人员、交通、超时：
供应商需写明的变更与取消条款：
验收：已与口译员完成音响测试，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

只有少数环节需要口译，场地有相关经验。
您已有熟悉本专业的口译供应商。
议程稳定，资料提前到位。

以下情况，外部策划协助更有价值

涉及多种语言组合、并行会场，或带语言频道的直播。
场地、视听和口译供应商各自以为设备由对方提供。
委员会决策前，需要把报价放到同一基础上比较。

希望把口译说明与其他供应商协调起来？

活动蓝图可以把口译需求与会场布局、视听和直播说明一起整理，并列出谁确认什么。之后项目负责人可以向各方追收书面确认。

讨论口译安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

我们需要同声还是交替传译？

取决于环节时长和形式。请供应商为每个环节建议方式，再作决定。交替传译大约使讲者所需时间加倍，请对照议程检查。

谁来确认设备适合会场？

口译供应商和场地共同确认。请两方书面确认口译厢位置、电源和线路。

口译员可以根据当天才发的幻灯片工作吗？

请问供应商需要提前多久收到资料。提前提供资料和术语表对准备工作有明显帮助。