Terma rujukan jawatankuasa acara
Jawatankuasa bermesyuarat, berbincang dan bersurai, dan bulan depan tiada siapa pasti apa yang boleh diputuskannya.
Jawapan ringkas
Terma rujukan menyatakan tujuan jawatankuasa acara, apa yang boleh diputuskannya, siapa menganggotainya, cara ia bermesyuarat dan membuat keputusan, serta kepada siapa ia melapor. Satu hingga dua halaman sudah memadai.
Ia mesti selari dengan perlembagaan, delegasi lembaga atau dasar syarikat anda. Jika bercanggah, dokumen yang lebih tinggi diguna pakai dan terma perlu dipinda.
Sepuluh tajuk yang perlu dilindungi
| Tajuk | Apa yang ditulis |
|---|---|
| Tujuan | Acara dan hasil yang menjadi tanggungjawab jawatankuasa. |
| Kuasa | Apa yang boleh diputuskan sendiri, apa yang perlu kelulusan lembaga atau majlis, dan had perbelanjaan yang dipersetujui badan itu. |
| Keahlian | Peranan dalam jawatankuasa, cara ahli dilantik dan tempohnya. |
| Pengerusi dan setiausaha | Siapa mengetuai mesyuarat, siapa menyimpan minit dan log keputusan. |
| Kuorum dan undian | Berapa ahli menjadikan mesyuarat sah dan cara seri diselesaikan. |
| Mesyuarat | Kekerapan, notis, kertas diedarkan berapa hari sebelumnya. |
| Konflik kepentingan | Cara ahli mengisytiharkan kaitan dengan pembekal, penceramah atau venue. |
| Pelaporan | Apa dihantar kepada badan induk, berapa kerap dan oleh siapa. |
| Kumpulan kecil | Aliran kerja mana yang ada ketua dan apa yang boleh diputuskan. |
| Semakan dan tarikh tamat | Bila terma disemak dan bila jawatankuasa dibubarkan. |
Semak berdasarkan peraturan tadbir urus anda
Sebelum menerima pakai terma, bandingkan dengan perlembagaan atau dasar kelulusan syarikat anda. Minta setiausaha atau pegawai undang-undang atau setiausaha syarikat anda mengesahkan apa-apa berkaitan kuorum, undian dan kuasa menandatangani.
Halaman ini tidak memberitahu apa yang diwajibkan peraturan anda sendiri. Ia memberi tajuk dan soalan untuk dibawa kepada orang yang tahu.
Pastikan ia boleh digunakan
- Tulis dengan nama peranan supaya terma kekal apabila orangnya bertukar.
- Letakkan had sebagai angka yang diluluskan badan induk, bukan angka yang anda pilih.
- Pautkan terma kepada matriks RACI dan matriks kuasa keputusan anda dan jangan mengulanginya.
Terima pakai dan segarkan
- Draf bersama pengerusi dan setiausaha.
- Hantar kepada badan induk untuk kelulusan.
- Bacakan terma pada mesyuarat pertama dan rekod penerimaan.
- Beri setiap ahli baharu satu salinan semasa serahan.
- Semak pada pertengahan kitaran acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Terma bagi jawatankuasa persidangan tahunan fiktif
Organisasi dan angka fiktif. Angka hanyalah ilustrasi.
Majlis sebuah persatuan guru fiktif melantik jawatankuasa persidangan sembilan orang untuk lapan bulan. Terma menyatakan jawatankuasa boleh meluluskan program dan pembekal dalam bajet yang diluluskan majlis, dan mesti kembali kepada majlis bagi apa-apa yang melebihinya.
Kuorum ialah lima orang, termasuk pengerusi atau timbalan pengerusi. Kertas diedarkan lima hari bekerja sebelum setiap mesyuarat dua minggu sekali. Ahli mengisytiharkan kaitan dengan mana-mana pembekal atau penceramah sebelum perkara dibincangkan, dan minit merekodkannya. Ketua persidangan melapor kepada majlis setiap bulan.
Gunakan sendiri
Templat terma rujukan jawatankuasa
Salin dan isi, kemudian semak dengan perlembagaan atau dasar anda bersama orang yang betul sebelum diterima pakai.
- Nama jawatankuasa dan badan induk:
- Tujuan dan acara:
- Kuasa: putus sendiri / perlu kelulusan ___ / had perbelanjaan ditetapkan oleh ___:
- Ahli (peranan), cara dilantik, tempoh:
- Pengerusi, timbalan pengerusi, setiausaha:
- Kuorum dan undian (sahkan dengan peraturan tadbir urus):
- Kekerapan mesyuarat, notis, kertas perlu ___ hari bekerja sebelumnya:
- Proses pengisytiharan konflik kepentingan:
- Pelaporan kepada badan induk (apa, bila, siapa):
- Kumpulan kecil dan ketuanya:
- Tarikh semakan dan tarikh tamat:
- Diterima pakai oleh ___ pada ___:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Badan induk anda ada templat standard dan setiausaha yang boleh mengisinya.
- Jawatankuasa sudah wujud beberapa tahun dengan peranan yang mantap.
- Acara kecil dan keputusannya sedikit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa baharu dibentuk atau dianjur bersama, dan kuasa tidak jelas.
- Acara terdahulu berakhir dengan pertikaian siapa bersetuju apa.
- Tiada masa untuk menukar peraturan tadbir urus menjadi satu halaman yang berfungsi.
Perlukan terma rujukan yang benar-benar digunakan jawatankuasa?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf terma bersama pengerusi dan setiausaha anda, menyelaraskan bahagian kuasa dan pelaporan dengan jadual RACI dan kuasa keputusan anda, serta menyimpan log keputusan. Soalan tentang apa yang diwajibkan perlembagaan anda dirujuk kepada setiausaha atau pegawai undang-undang anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang terma rujukan?
Satu hingga dua halaman. Yang lebih panjang cenderung tidak dibaca.
Siapa meluluskannya?
Biasanya badan induk, seperti lembaga atau majlis. Semak peraturan tadbir urus anda sendiri.
Adakah jawatankuasa kecil memerlukannya?
Versi pendek masih membantu. Menulis kuasa dan pelaporan mengelakkan pertikaian kemudian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.