Semakan keberkesanan mesyuarat acara: pemeriksaan sepuluh minit
Jawatankuasa perancang anda bermesyuarat setiap minggu, mesyuarat terasa panjang, dan tiada siapa dapat menyebut apa yang telah diputuskan kebelakangan ini.
Jawapan ringkas
Semakan keberkesanan mesyuarat melihat empat hingga enam mesyuarat terakhir dan bertanya enam soalan yang dijawab daripada rekod, bukan perasaan: adakah keputusan dibuat, adakah tindakan ditutup, adakah orang yang betul hadir, adakah masa sepadan dengan agenda, adakah kertas dibaca, dan adakah apa-apa memerlukan mesyuarat.
Jalankan dalam sepuluh minit pada penghujung setiap mesyuarat keenam, dan ubah satu perkara pada satu masa.
Enam soalan, dengan bukti untuk dilihat
| Soalan | Di mana jawapannya | Jawapan lemah kelihatan begini |
|---|---|---|
| 1. Adakah keputusan dibuat? | Kira item agenda bertanda 'untuk keputusan' berbanding keputusan yang direkodkan dalam log keputusan. | Kebanyakan item keputusan dibawa ke hadapan. |
| 2. Adakah tindakan ditutup? | Bandingkan tindakan mesyuarat lalu dengan yang ditanda siap pada mesyuarat ini. | Tindakan sama muncul semula dengan tarikh baharu. |
| 3. Adakah orang yang betul hadir? | Semak kehadiran pemilik keputusan bagi setiap item. | Item dibincang tanpa kehadiran pelulus. |
| 4. Adakah masa sepadan dengan pelan? | Bandingkan masa dalam agenda dengan jam sebenar. | Dua item pertama menggunakan seluruh mesyuarat. |
| 5. Adakah kertas dibaca? | Tanya sama ada sesiapa perlukan kertas diterangkan dalam mesyuarat. Lihat pek bacaan awal. | Kertas dibentang lisan buat kali pertama. |
| 6. Adakah mesyuarat diperlukan? | Bagi setiap item, tanya sama ada kemas kini bertulis atau permintaan keputusan sudah memadai. | Pusingan status mengambil lebih satu pertiga masa. |
Cara menjalankan semakan
- Pilih empat hingga enam mesyuarat terakhir dan kumpulkan agenda, minit dan senarai tindakan.
- Jawab enam soalan daripada rekod, dalam kira-kira sepuluh minit, tanpa membahaskan kes individu.
- Tulis satu ayat bagi setiap soalan: kukuh, bercampur atau lemah, dengan bukti.
- Pilih satu perubahan untuk enam mesyuarat seterusnya, bukan tiga.
- Letakkan tarikh semakan dalam diari, dan baca hasilnya pada awal mesyuarat itu.
Perubahan yang biasanya membantu
- Pindahkan item status kepada kemas kini tidak serentak dan simpan mesyuarat untuk keputusan.
- Hantar permintaan keputusan dengan pilihan, pemilik dan tarikh sebelum mesyuarat.
- Tambah item tetap di awal: tindakan tertunggak, menggunakan rutin susulan.
- Jemput pelulus hanya untuk item yang mereka putuskan, dan letakkan item itu di depan.
- Hadkan mesyuarat mengikut agenda, bukan jam sahaja: item yang tidak muat berpindah ke laluan bertulis.
Apa yang tidak perlu diukur
Elakkan menilai individu, atau mengira bilangan mesyuarat sebagai ukuran usaha. Semakan bertanya sama ada mesyuarat menjalankan tugasnya: keputusan, tindakan dan orang yang betul. Jika jawapannya kukuh, pendekkan atau batalkan mesyuarat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesyuarat jawatankuasa mingguan yang tidak berkesudahan
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Jawatankuasa perancang sebuah dewan perniagaan fiksyen bermesyuarat 90 minit setiap minggu. Semakan enam mesyuarat mendapati 21 item bertanda untuk keputusan dan 7 ditutup. Empat tindakan yang sama muncul dalam empat minit berturut-turut dengan tarikh baharu.
Kira-kira separuh setiap mesyuarat ialah pusingan status. Jawatankuasa memindahkan status kepada kemas kini bertulis Khamis, menghantar permintaan keputusan dua hari lebih awal dan memendekkan mesyuarat kepada 45 minit. Pada semakan seterusnya, 11 daripada 14 item keputusan ditutup dan tiada tindakan muncul lebih daripada dua kali.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja keberkesanan mesyuarat
Isi sekali bagi setiap semakan. Simpan lembaran yang siap untuk melihat sama ada perubahan membantu.
- Mesyuarat disemak (tarikh):
- Item keputusan disenaraikan / keputusan direkodkan:
- Tindakan ditetapkan / tindakan ditutup mengikut masa:
- Item yang pemilik keputusannya tidak hadir:
- Masa dirancang berbanding masa digunakan bagi tiga item pertama:
- Kertas yang perlu diterangkan dalam mesyuarat:
- Item yang boleh menjadi kemas kini bertulis atau permintaan keputusan:
- Penilaian bagi setiap soalan: kukuh / bercampur / lemah:
- Satu perubahan untuk enam mesyuarat seterusnya:
- Pemilik perubahan dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pengerusi atau sekretariat boleh membaca rekod dan jujur.
- Ahli jawatankuasa menerima perubahan format mesyuarat.
- Hanya satu atau dua item membebankan mesyuarat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Mesyuarat sudah menjadi rungutan tetap dan tiada siapa dapat mengubahnya dari dalam.
- Beberapa jawatankuasa bermesyuarat berasingan dan keputusan bersilang antaranya.
- Rekod keputusan tiada, jadi semakan tidak mempunyai bukti.
Mahu pandangan luar tentang sistem mesyuarat anda?
Ketua projek persidangan boleh membaca agenda, minit dan senarai tindakan anda, melaporkan apa yang dihasilkan mesyuarat, dan menyediakan rentak lebih ringan kemas kini bertulis dan mesyuarat khusus keputusan. Jawatankuasa memutuskan apa yang diubah. Hantarkan empat agenda dan minit terakhir.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa kerap semakan perlu dijalankan?
Setiap mesyuarat keenam sudah memadai bagi jawatankuasa mingguan. Jalankan lebih awal jika mesyuarat terasa tersekat.
Siapa patut mengetuai semakan?
Sekretariat atau ketua projek, menggunakan rekod. Pengerusi membaca hasilnya, kerana pengerusi juga membentuk mesyuarat.
Bagaimana jika tiada minit?
Mula merekodkan keputusan dan tindakan untuk empat mesyuarat berikutnya, kemudian semak. Semakan tanpa rekod menjadi perbahasan tentang perasaan.
Perlukah kami membatalkan mesyuarat yang berskor baik?
Skor kukuh bermakna mesyuarat berfungsi. Jika ringkas dan produktif, kekalkan. Batalkan hanya jika keputusan sama boleh dibuat secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.